به منظور بهبود تخصیص سهمیه ها و پایش فرایند، اقداماتی از جمله افزایش بازدیدهای دوره ای نظارتی از واحدها، بازنگری سهمیه های تعیین شده، مشارکت انجمن ها و تشکل ها در تایید سهمیه، تعلیق سهمیه واحدهای غیر فعال شده، هوشمندسازی فرایندهای کنترل، دریافت اطلاعات برخط و مستمر واحدهای خریدار مواد اولیه از سایر دستگاه های اجرایی و نظارت و رصد کالا در زنجیره تامین و توزیع در حال اجرا است.
به نقل از وزارت صنعت، معدن و تجارت، سامانه بهین یاب یکی از سامانه های محوری خدمات الکترونیکی در حوزه صنعت است که بیش از ۵۰ فرآیند مرتبط با صدور مجوزها، معافیت ها و ارائه خدمات مرتبط را به صورت الکترونیکی ارائه می دهد.
این فرآیندها قبلا به صورت فیزیکی، غیر شفاف و مستلزم حضور مراجعان به بخش های مختلف این وزارت بوده ولی هم اکنون با رویه ای شفاف و به صورت الکترونیکی ارائه می شوند. فرآیند خرید مواد اولیه از بورس یکی از فرآیندهای اشاره شده در سامانه بهین یاب است.
فرآیند خرید مواد اولیه از بورس
فرآیند تخصیص مواد اولیه پتروشیمی در سال ۱۳۹۰ پیرو بخشنامه ستاد هدفمند کردن یارانه‌ها راه اندازی شد. بر اساس این بخشنامه وزارت صنعت، معدن و تجارت موظف شد سامانه‌ای را ایجاد نماید تا از طریق آن واحدهای تولیدی دارای صلاحیت جهت خرید محصولات پتروشیمی به شرکت بورس کالا معرفی شوند.
بر این اساس طراحی سامانه و فرآیند با نگاهی فرابخشی به کلیه ذی نفعان زنجیره تامین محصولات پتروشیمی و بر اساس دستورالعمل های مصوب در مراجع ذی ربط صورت پذیرفت و پس از آن نیز تغییرات و توسعه سیستم بر مبنای قوانین و دستورالعمل های مصوب در مراجع ذی ربط از جمله کارگروه تنظیم بازار در سامانه اعمال می شود. لذا سامانه از حیث فرآیند بر اساس تصمیمات و سیاست های ابلاغی عمل می کند و بدون ابلاغ از مراجع ذی ربط امکان تغییر در رویه های آن وجود ندارد.
نکته حائز اهمیت در این فرایند آن است که علاوه بر متقاضیان دریافت مواد اولیه و وزارت صنعت، معدن و تجارت، شرکت بورس کالای ایران، شرکت سهامی پتروشیمی و نیز سازمان های نظارتی از جمله عوامل اصلی اجرای آن هستند که هر یک بخشی از مراحل اجرایی و یا نظارتی را بر اساس ضوابط و مصوبات بر عهده دارند.
پس از ارسال سهمیه تایید شده به بورس کالا، ثبت سفارش خرید توسط متقاضی از طریق کارگزاری ها انجام می شود. پس از آن شرکت بورس کالا، مقادیر ثبت سفارش شده را بررسی کرده و مقدار مجاز خرید را با کسر مقادیر خرید قبلی و اعمال محدودیت های خرید براساس میزان عرضه روزانه هر ماده محاسبه می کند.
شرکت بورس کالا بر اساس دستورالعمل های خود اقدام به فروش مواد اولیه به دو روش «فروش در چارچوب سهمیه معرفی شده» و «فروش بدون در نظر گرفتن میزان سهمیه معرفی شده (سقف باز)» می کند.
بر اساس قوانین شرکت بورس کالا خرید برخی از کالاهای عرضه شده در بورس نیاز به معرفی از طریق سامانه بهین یاب نداشته و خرید با مراجعه مستقیم متقاضی به شرکت بورس انجام می شود.
رصد و پایش فرآیند خرید
با عنایت به اینکه اعمال هرگونه محدودیت و سهمیه بندی نیازمند پایش مستمر فرایند (به ویژه در شرایط خاص مانند نوسانات قیمت مواد اولیه) است، امکان رصد فرایند از مرحله ثبت درخواست تا معرفی به بورس برای عوامل ذی ربط، در سامانه پیش بینی و پیاده سازی شده است.
بنابراین در صورت عدم رعایت الزامات خرید از سوی خریداران، عملیات خرید آنها در مراحل مختلف به حالت تعلیق درخواهد آمد. همچنین بر اساس بند ۷ بخشنامه ستاد هدفمندی یارانه‌ها و بخشنامه ها و دستورالعمل های بعدی، سازمان حمایت از تولید کنندگان و مصرف کنندگان و سازمان های استانی موظف هستند بر حسن اجرای مصوبات نظارت نموده و با واحدهای متخلف بر اساس ضوابط موجود و معرفی به سازمان تعزیرات حکومتی برخورد کنند.
لازم به ذکر است که کشف عرضه خارج از شبکه در برخی استان ها نتیجه وجود همین سامانه الکترونیکی، شفاف بودن وضعیت ثبت درخواست تا خرید متقاضیان و رصد و همکاری مشترک سازمان های صنعت، معدن و تجارت استانی و دستگاههای نظارتی بوده که منجر به تکمیل مدارک و برخورد با متخلفان شده است. رخدادی که ناشی از وجود فرایندی سیستمی و نظارت سازمان های ذی ربط است.
به منظور بهبود تخصیص سهمیه ها و پایش فرایند، اقداماتی از جمله افزایش بازدیدهای دوره ای نظارتی از واحدها، بازنگری سهمیه های تعیین شده، مشارکت انجمن ها و تشکل ها در تایید سهمیه، تعلیق سهمیه واحدهای غیر فعال شده، هوشمندسازی فرایندهای کنترل، دریافت اطلاعات برخط و مستمر واحدهای خریدار مواد اولیه از سایر دستگاه های اجرایی و نظارت و رصد کالا در زنجیره تامین و توزیع در حال اجرا است.
همچنین وزارت صنعت، معدن و تجارت اقدام به راه اندازی طرح صدور فاکتور فروش الکترونیکی (طرح افق) برای خریداران مواد اولیه از بورس کرده که بر این اساس سهمیه واحدهای متقاضی در سامانه بهین یاب بر اساس اطلاعات فروش آنها محاسبه و برای دوره بعدی خرید، ملاک عمل قرار خواهد گرفت.